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24 trucs et astuces Google Sheets les plus utiles

Améliorez vos compétences Google Sheets avec ces trucs et astuces

Table des matières

1. Formatage conditionnel2. Historique de la feuille de recherche3. SUMIF4. Concaténer5. Importer depuis une autre feuille (IMPORTRANGE)6. SI ERREUR7. Coller comme valeur uniquement8. Fonction aléatoire9. Macros10. Suppression des doublons11. Connectez Google Sheets à Zapier12. Créez une application à l’aide de Google Sheets13. Diviser le texte14. Obtenir des données cryptographiques15. Utilisez des modules complémentaires16. Créer des codes QR17. Utilisez des raccourcis18. Formules matricielles19. Format de devise20. Supprimer les décimales supplémentaires21. Supprimer le quadrillage22. Figer les lignes et les colonnes23. Créez des listes déroulantes24. Transposer les données

1. Formatage conditionnel

La mise en forme conditionnelle vous permet de mettre en forme vos cellules en fonction de critères dans les cellules.

Dans cet exemple, nous mettrons en surbrillance la cellule en vert si la date est aujourd’hui.

Tout d’abord, vous mettez en surbrillance votre groupe de cellules, cliquez avec le bouton droit de la souris et cliquez sur « Formatage conditionnel ».

Ensuite, vous utilisez les règles de formatage pour formater les cellules si la date est aujourd’hui.

Dans la première capture d’écran, nous arrivons aux paramètres de mise en forme conditionnelle.

Dans cette capture d’écran, nous définissons les règles de formatage.

2. Historique de la feuille de recherche

L’historique de la feuille vous permet de voir tout ce qui a été modifié et qui l’a modifié sur votre feuille. Il vous permet également de revenir aux versions précédentes de la feuille de calcul si une erreur a été commise.

Pour y accéder, cliquez simplement sur le texte « La dernière modification remonte à ____ minutes », pour ouvrir la capture d’écran ci-dessous.

Cliquez sur l’historique des versions sur le côté droit pour revenir aux versions précédentes et voir qui a modifié la feuille.

3. SUMIF

SUMIF est une formule super utile qui vous permet de résumer les données en fonction de critères.

Voilà comment cela fonctionne: 

Tout d’abord, nous mettons en évidence la gamme de critères. Dans notre cas, nous additionnons toutes les données supérieures à 1 $ (ce à quoi « > 1 » fait référence).

Enfin, nous mettons en surbrillance la plage de somme. Dans cet exemple, c’est la même chose que la plage de critères.

Si nos critères étaient de résumer toutes les transactions qui étaient « Lait », nous changerions la formule dans la capture d’écran en : 

=sumif(A2:A4, « Lait », B2:B4)

4. Concaténer

La concaténation est une fonction de texte très utile. Un excellent cas d’utilisation consiste à joindre un prénom et un nom dans deux colonnes en une seule colonne.

Ici, vous pouvez voir que nous joignons le texte dans les cellules A1 et B1 et que nous ajoutons un espace avec  »  » au milieu. Si nous n’ajoutions pas d’espace, le résultat serait JohnSmith, au lieu de John Smith.

5. Importer depuis une autre feuille (IMPORTRANGE)

IMPORTRANGE est très utile si vous avez une deuxième feuille de calcul dans laquelle vous souhaitez extraire des informations.

C’est aussi simple que de copier l’URL (assurez-vous d’avoir des guillemets autour d’elle !) Et de sélectionner la plage que vous souhaitez importer. Vous devez également vous assurer de suivre la mise en forme exacte de Google Sheets dans l’aperçu de la formule pour que la plage soit correctement insérée.

6. SI ERREUR

IFERROR est lorsque vous travaillez avec des formules complexes, où parfois le résultat apparaîtra comme « N/A ». Un exemple de ceci est si certains éléments divisent des nombres par zéro.

Avec IFERROR, vous pouvez afficher un résultat différent de votre choix au lieu d’une erreur.

Tout ce que vous avez à faire est d’envelopper votre formule dans =IFERREUR(). Si vous voulez que le résultat soit vide sur une erreur, mettez simplement «  » comme « valeur si erreur »

7. Coller comme valeur uniquement

Le collage en tant que valeur n’est utile que si vous avez une liste d’éléments pour lesquels vous avez utilisé une formule pour calculer, mais que vous souhaitez coller JUSTE les résultats ailleurs sur votre feuille.

Tout ce que tu dois faire est: 

  1. Copiez vos cellules comme vous le feriez normalement
  2. Faites un clic droit sur la cellule où vous souhaitez coller, allez dans « coller spécial », puis cliquez sur « Coller uniquement les valeurs »

Vous pouvez également utiliser le raccourci affiché dans la capture d’écran pour coller uniquement les valeurs.

8. Fonction aléatoire

Cette fonction aléatoire crée un nombre aléatoire entre deux nombres (dans ce cas, 1 et 100). Parfait pour choisir les gagnants du concours !

9. Macros

Les macros sont une fonctionnalité plus complexe de Google Sheets qui vous permet d’enregistrer un ensemble d’actions (telles que l’application d’une mise en forme), puis de l’enregistrer pour l’exécuter à tout moment.

C’est parfait pour gagner du temps sur les tâches fastidieuses.

Si vous souhaitez en savoir plus sur les macros, consultez notre cours approfondi sur Google Sheets .

10. Suppression des doublons

Si vous avez une grande liste de données, vous pouvez facilement supprimer les doublons ! Je viens d’accéder aux données -> supprimez les doublons pour que cela se produise en un clic.

11. Connectez Google Sheets à Zapier

En connectant Google Sheets à Zapier, vous pouvez ajouter des lignes à Google Sheets lorsque des déclencheurs se produisent dans d’autres applications, ou vous pouvez envoyer des données de Google Sheets à une autre application.

Vous trouverez ci-dessous des moyens populaires d’utiliser les flux de travail Google Sheets à partir du site Web de Zapier.

Zapier transforme votre feuille de calcul Google en base de données.

12. Créez une application à l’aide de Google Sheets

En utilisant Glide Apps, vous pouvez transformer votre feuille de calcul en une application entièrement fonctionnelle comme Zillow, Tinder, Yelp et bien plus encore.

Consultez nos tutoriels sur les applications Glide pour en savoir plus sur ce qui est possible.

13. Diviser le texte

C’est l’opposé de « Concaténation » de tout à l’heure ! 

Avec cette formule, la deuxième entrée est ce sur quoi vous diviserez le texte. Dans ce cas, nous le divisons sur l’espace entre les noms.

14. Obtenir des données cryptographiques

Saviez-vous que vous pouvez extraire des données cryptographiques en direct dans Google Sheets ? 

Voici une formule pour tirer le prix du Bitcoin en direct : 

=GoogleFinance ( « CURRENCY:BTCUSD » )

Au moment d’écrire ces lignes, le prix est de 63 179 $ ! 

15. Utilisez des modules complémentaires

Il existe de nombreuses fonctionnalités que vous pouvez ajouter à Google Sheets à l’aide de modules complémentaires !

Cliquez simplement sur « Modules complémentaires » en haut de la feuille pour ouvrir le marché des modules complémentaires.

Vous pouvez faire des choses intéressantes à partir de Sheets, comme envoyer des e-mails, créer des quiz, etc. Cela vaut la peine de vérifier!

16. Créer des codes QR

C’est une fonctionnalité très intéressante !

Utilisez la formule suivante pour créer automatiquement un code QR (dans ce cas, A15 est la cellule dont je crée un code QR).

=IMAGE(« https://chart.googleapis.com/chart?chs=150×150&cht=qr&choe=UTF-8&chl= »&ENCODEURL(A15))

Ce code QR devrait vous rediriger vers apple.com.

17. Utilisez des raccourcis

L’utilisation de raccourcis est un excellent moyen de gagner du temps lors de la navigation dans Google Sheets.

Le plus courant est probablement Command+V / Command+C (ou Control+V / Control+C pour les PC) à copier-coller, mais il y en a bien d’autres !

Vous trouverez ci-dessous quelques raccourcis courants proposés par Google Sheets. Vous trouverez ci-dessous des raccourcis Mac, à afficher sur PC également, cliquez sur ce lien.

18. Formules matricielles

L’utilisation de formules matricielles est une technique avancée qui vous permet d’écrire une formule qui s’exécute automatiquement sur chaque cellule d’un tableau (un tableau est une zone de cellules, telle que A1:A10).

Vous trouverez ci-dessous une formule matricielle dans la cellule D2, qui calcule la longueur des mots dans la colonne A.

Comme vous pouvez le voir, il vous suffit d’écrire la formule dans la cellule D2, et toutes les cellules de la colonne D sont automatiquement remplies avec la bonne longueur.

19. Format de devise

C’est une astuce simple pour faire automatiquement de vos chiffres une monnaie ! 

Appuyez simplement sur le signe dollar (sous le mot « format » dans la barre d’outils).

20. Supprimer les décimales supplémentaires

Reportez-vous à la capture d’écran ci-dessus, et en haut à droite, vous verrez un zéro avec une flèche pointant vers la gauche.

Si vous appuyez sur ce bouton alors que vous avez mis en surbrillance un groupe de cellules, vous supprimerez les points décimaux, ce qui est très utile pour nettoyer visuellement les données.

Vous pouvez également utiliser le bouton à côté de celui-ci à droite (coupé dans la capture d’écran ci-dessus) qui ajoutera des décimales.

21. Supprimer le quadrillage

C’est une astuce de formatage rapide !

Allez dans Affichage -> Quadrillage dans la barre d’outils pendant que vous avez mis en surbrillance les cellules de votre feuille (cliquez sur la case vide à côté de « 1 » et « A » pour mettre en surbrillance chaque cellule.

Si vous décochez Quadrillage, tous les quadrillages seront supprimés, ce qui rendra votre feuille un peu plus propre à regarder visuellement.

22. Figer les lignes et les colonnes

Si vous ne gelez pas les lignes et les colonnes de votre feuille, vous devriez commencer maintenant !

C’est très bien si vous avez beaucoup de données et que vous voulez que vos étiquettes de la rangée supérieure restent en haut, afin que vous puissiez voir à quoi les données font référence.

Allez simplement dans Affichage -> Figer -> Sélectionnez vos options de congélation

23. Créez des listes déroulantes

C’est plus simple qu’il n’y paraît, promis ! 

Tout d’abord, créez une liste d’options sur votre feuille de calcul.

Dans notre cas, j’ai créé une liste d’options d’épicerie (pain, lait, fromage) dans les cellules A2 : A4.

Ensuite, allez dans une autre cellule où vous voulez que la liste déroulante soit, puis en haut, allez dans Données -> Validation des données.

Assurez-vous que le critère est « Liste d’une plage », puis mettez en surbrillance votre plage ou tapez-la (dans notre cas, A2: A4).

Cliquez sur enregistrer, et vous êtes prêt à partir !

Voici notre dropdown en action !

24. Transposer les données

Dernière astuce pour le moment !

Il s’agit d’une formule super utile qui vous permet de transformer une colonne de données en une ligne (ou vice-versa).

Dans notre exemple, =transpose(A2:A4) transforme les articles d’épicerie d’une colonne en une ligne.

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