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5 domaines pour automatiser votre cabinet d’avocats

Chaque entreprise tournée vers l’avenir est constamment à la recherche de moyens d’optimiser ses efforts et de réaliser le meilleur profit possible. Alors que la technologie continue de progresser quotidiennement, différents outils sont développés pour aider les entreprises à minimiser leur corvée, à maximiser leurs efforts et, en fin de compte, à augmenter leur retour sur investissement.

Cependant, une industrie qui est à la traîne en matière d’automatisation des affaires est l’industrie juridique. Ce n’est pas surprenant, car les cabinets d’avocats sont axés sur les services et la plupart de leurs services sont payés en fonction des heures facturables. Indépendamment de cela, il y a d’autres aspects du travail juridique qui doivent être pris en charge et qui ne sont pas facturables. De l’accueil et de la communication des clients à l’automatisation des documents, les cabinets d’avocats peuvent tirer parti de l’automatisation et maximiser leurs efforts.

Malgré le décalage évident, certains experts du secteur juridique ne le remarquent pas rapidement et planifient consciemment la mise en œuvre de l’automatisation. Cependant, selon le McKinsey Global Institute , la technologie actuelle pourrait être utilisée pour automatiser jusqu’à 23 % du travail juridique. Les avocats peuvent désormais réduire le temps qu’ils consacrent au travail non facturable, car l’automatisation, qui donne de la flexibilité, peut aider à faire le travail et à gérer correctement les autres activités du cabinet d’avocats. Des petites aux grandes entreprises, l’automatisation peut être utilisée dans un certain nombre de domaines pour rationaliser les processus, économiser de l’argent et améliorer l’expérience client.

La valeur de l’automatisation juridique

Les cabinets d’avocats fournissent des informations précieuses à leurs clients. Cependant, ce qui n’est pas toujours visible, c’est le travail en coulisse qui rend possible l’expertise et les conseils stratégiques de plus grande valeur. Les responsabilités critiques telles que les ventes, le marketing et l’accueil des clients sont généralement en dehors du champ des heures facturables, et les besoins fondamentaux tels que l’examen des documents et la génération de contacts nécessitent souvent des équipes d’associés et de parajuristes pour effectuer des tâches qui pourraient être automatisées manuellement.

La technologie actuelle offre une grande opportunité pour l’automatisation des cabinets d’avocats. L’automatisation juridique permet aux cabinets d’avocats de se démarquer et de fournir de meilleurs services à leurs clients. Il aide votre entreprise à décider quelles activités seront centrées sur le pouvoir humain et à consacrer votre temps et votre expertise à celles-ci, tout en laissant les autres tâches à l’automatisation.

La valeur de l’automatisation juridique peut être constatée dans les circonstances suivantes ;

  • Réduction de l’erreur humaine,
  • Meilleure expérience client,
  • Une meilleure concentration sur les grandes activités juridiques,
  • Réduction des frais généraux du personnel,
  • Meilleur avantage concurrentiel.

Il convient de mentionner à ce stade que l’automatisation des cabinets d’avocats est une chose à laquelle il faut se préparer, surtout si vous y êtes pour la première fois. Sur la base de notre expérience des logiciels et de notre collaboration avec les entreprises pour identifier leurs inefficacités, nous mettons en évidence cinq domaines dans lesquels l’automatisation peut aider les professionnels du droit. Ils incluent:

  1. Automatisation du marketing et des communications pour les cabinets d’avocats

Chaque entreprise doit générer des prospects et commercialiser sa marque, et les services juridiques ne font pas exception. Heureusement, les solutions pour automatiser ces responsabilités sont parmi les plus répandues. Les trois principaux aspects de l’automatisation dans le marketing sont le marketing des médias sociaux, la capture de prospects et le marketing par e-mail.

Marketing des médias sociaux

Toutes les entreprises ont actuellement besoin d’une bonne intégration des médias sociaux dans leur stratégie marketing pour prospérer. Cependant, la gestion des services de médias sociaux peut poser quelques problèmes aux professionnels du droit, en particulier pour les petites et moyennes entreprises. L’utilisation d’outils automatisés pour améliorer la présence de votre entreprise sur les réseaux sociaux est un moyen de gérer cette tâche non facturable. Sendible est un exemple de plate-forme d’automatisation des médias sociaux qui peut fonctionner spécifiquement pour les cabinets d’ avocats .

Capture de leads commerciaux

Et si nous vous disions que la bonne automatisation du marketing pourrait vous donner les bonnes informations sur où trouver les bons prospects pour les clients ? Avec des outils automatisés, vous pouvez suivre de nouveaux prospects et obtenir des informations plus intelligentes pour simplifier vos efforts de marketing tout en développant votre clientèle. Hubspot Sales est l’une des meilleures plateformes qui vous aide à suivre le marketing et les ventes par e-mail.

Publicité par e-mail

L’automatisation des e-mails peut aider les cabinets d’avocats dans l’ensemble de leurs processus. Par exemple, des campagnes d’e-mails automatisées peuvent être utilisées pour informer automatiquement vos clients dès que des modifications sont apportées à leur dossier. Des messages automatisés peuvent également être programmés pour s’enregistrer auprès des clients à différents niveaux de leur dossier.

  1. Formulaires d’admission

Les formulaires d’admission sont un aspect important de l’expérience d’un client dans une relation avocat-client. Lorsque de nouveaux clients arrivent, vous voulez les impressionner en prenant correctement leurs informations personnelles et celles de leur cas, car cela dicterait généralement jusqu’où vous allez dans votre cas. Aussi simple que puisse paraître l’accueil des clients, c’est une tâche qui peut consommer du temps de travail. L’automatisation des formulaires d’admission réduira les erreurs humaines et améliorera la précision de la collecte des données.

Vous pouvez automatiser les formulaires d’admission sur le site Web de votre entreprise et rationaliser le processus pour vous et vos clients.

  1. Recherche et examen de documents pour les équipes juridiques

L’une des tâches qui prennent le plus de temps dans les cabinets d’avocats est la recherche et l’examen de documents. Et c’est l’une de ces tâches qui ne peuvent pas être incluses dans les heures facturables. Cependant, la technologie automatisée a permis à l’intelligence artificielle de prendre en charge la tâche herculéenne des avocats. Lorsque l’IA et le ML prennent en charge la recherche et l’examen du marché pour vous en tant qu’avocat, vous pouvez détourner votre attention de ces tâches répétitives et concentrer votre attention sur des questions juridiques plus convaincantes. Cela réduit également la nécessité d’employer plus d’avocats. Vous n’aurez pas besoin de plus d’associés et réduisez ainsi vos frais généraux.

  1. Automatisation des documents

Les documents juridiques qui ne nécessitent pas de personnalisation, tels que certains contrats, baux, documents de succession et factures, peuvent être automatisés à l’aide de modèles dynamiques qui utilisent des champs de fusion, qui sont renseignés à partir d’une base de données ou d’une feuille de calcul. Par exemple, Formstack peut se connecter à une feuille de calcul Google et prendre automatiquement des informations telles que des noms et des adresses et les placer à l’endroit approprié dans le document. Des outils comme Formstack sont suffisamment puissants pour utiliser une logique conditionnelle qui sautera ou omettra des parties de documents où les données nécessaires sont intentionnellement absentes.

L’un des principaux avantages de l’automatisation des documents est qu’elle permet de partager et de conserver les connaissances entre les avocats de votre cabinet. Cela réduit le niveau d’inefficacité qui peut survenir si le processus manuel typique est suivi.

  1. Automatisation du flux de travail

Tous les cabinets d’avocats travaillent dans le même but. Cependant, les chemins pour atteindre cet objectif sont généralement différents. Par conséquent, quel que soit le processus de votre cabinet, il peut être automatisé pour que tous vos avocats et nouveaux employés s’adaptent rapidement. 

Les cabinets d’avocats peuvent automatiser leurs processus de flux de travail pour s’assurer que tout le monde est sur une seule page au fur et à mesure que vous effectuez chaque tâche. L’automatisation des tâches garantit également que celles laissées aux efforts humains seront prises en compte au moment opportun. Le fait d’avoir un flux de travail automatisé garantit que les activités de votre entreprise sont comptabilisées et que l’ensemble du processus peut se dérouler sans heurts.

Conclusion

Les cabinets d’avocats consistent en des processus qui ne nécessitent pas nécessairement l’attention et le temps d’avocats ou de parajuristes à tout moment. L’automatisation juridique peut aider votre cabinet à utiliser la technologie pour accomplir ces tâches et vous donner du temps pour d’autres tâches importantes.

Il est important de conserver une agence sans code plutôt qu’un développeur de logiciels traditionnel ou un service informatique à temps plein. Et cela ne devrait pas dépendre du fait que vous soyez une petite ou une grande entreprise. Même en tant que petite entreprise, vous avez plus d’avantages à utiliser des agences d’innovation logicielle comme Twindeavor qu’à avoir un service informatique interne. Profitez de l’automatisation juridique et laissez l’élément humain et les tâches complexes du domaine juridique aux avocats.

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